Coordinateurs et responsables de service
Dossiers, dates de revue et ordres de travail
Reliez clairement le problème de service aux travaux réalisés.
Marche à suivre
- Ouvrez Dossiers et utilisez recherche, statut et filtres de revue avant de créer une fiche. Saisissez un objet clair, une description et le bon contexte client/site.
- Créez l'ordre lié avec l'équipement et le technicien prévus. Vérifiez les numéros de dossier et d'ordre.
- Pour un rendez-vous manuel, indiquez début et fin. Laissez les deux vides pour un ordre non planifié. Vérifiez le fuseau affiché avant l'enregistrement.
- Pour comparer, enregistrez la disponibilité du technicien dans les ordres : technicien, début et fin de service, compétences et pauses. Renseignez les coordonnées vérifiées de départ, d'arrivée et de pause si demandées ; n'inventez jamais une position.
- Enregistrez les exigences de l'ordre : durée prévue, créneaux du client, compétences, coordonnées vérifiées du site et motif de changement. Un créneau client indique quand il peut recevoir la visite, sans constituer une réservation.
- Choisissez la date de comparaison et jusqu'à 20 techniciens, avec une plage de service par technicien. Indiquez la marge de trajet en minutes par déplacement, puis comparez la disponibilité enregistrée. Seules les données sauvegardées comptent.
- Vérifiez technicien, début, fin et exclusions. Comparer ne réserve rien. Pour une option disponible, ouvrez la revue et confirmation, indiquez un motif et confirmez. Cela remplace tout rendez-vous antérieur de cet ordre. Attendez la confirmation et contrôlez l'ordre enregistré.
- Pour plusieurs ordres non planifiés, ouvrez leur comparaison dans Disponibilité des techniciens. Recherchez ordre, client, équipement ou technicien, puis utilisez la pagination. Sélectionnez jusqu'à 10 ordres ; ils restent visibles au-dessus des résultats lors des recherches. Retirez une sélection avec l'action prévue.
- Enregistrez les exigences de chaque ordre avant comparaison. Choisissez une plage par technicien, jusqu'à 20, indiquez la marge de trajet et comparez. Recherche et pagination ne changent ni votre sélection ni les réservations.
- Examinez les rendez-vous suggérés : technicien, début et fin pour chaque ordre. Les ordres non placés sont listés séparément. Plusieurs séquences sont comparées en maintenant fixes les rendez-vous et pauses existants. Aucun horaire n'est réservé.
- Quand tous les ordres trouvent une place et que la comparaison est complète, saisissez le motif de confirmation groupée et confirmez tous les rendez-vous. Ils sont enregistrés ensemble, ou aucun si les données ont changé. Attendez le message de confirmation groupée. Vous pouvez aussi traiter chaque ordre séparément.
- Utilisez le statut en attente avec le motif, le responsable et la prochaine date de revue requis. Le suivi doit rester visible.
- Consultez la liste des revues en retard ou à venir. Effacez les filtres pour élargir les résultats visibles ; Mes revues en attente limite la responsabilité à vous-même.
- Vérifiez l'historique avant de changer le statut. Clôturez uniquement lorsque les conditions autorisées sont remplies ; une visite active peut bloquer la clôture. Une réouverture exige un motif.
À savoir avant de continuer
L'ancienneté court depuis la création initiale, même après réouverture.
Les listes peuvent être actualisées ; l'actualisation automatique peut s'arrêter pendant la saisie ou en cas d'erreur. Vérifiez l'indicateur de dernière mise à jour avant de décider.
La comparaison utilise des visites au même emplacement exact. Vérifiez vous-même les trajets entre des lieux différents.
Les chevauchements de rendez-vous ou pauses sont refusés. Changer une plage ne peut en exclure un rendez-vous existant ni placer une pause dessus. Une visite active ou un ancien rendez-vous sans fin connue peut nécessiter une vérification.
Les outils apparaissent uniquement avec le droit d'affectation. Ils n'étendent pas les accès et n'avertissent pas le client automatiquement. Convenez du rendez-vous par votre procédure habituelle.
Le sélecteur recherche tous les ordres affectés, accessibles et non planifiés, par pages de 50. La sélection peut couvrir plusieurs pages. Le maximum est de 10 ordres et 20 techniciens, sans optimisation de toute la flotte ni notification client automatique.
Utilisez Calendrier pour un jour ou sept jours et Maintenance pour les échéances récurrentes définies par l'entreprise. Les ordres générés doivent encore recevoir un rendez-vous adapté.
Questions et résolution des problèmes
Clôturer un dossier facture-t-il le client ?
Non. Clôture et facturation ERP sont distinctes. Vérifiez séparément la transmission et les confirmations de matériaux et de facture.
Pourquoi ne puis-je pas affecter un technicien ou un équipement ?
La référence doit appartenir à l'organisation et respecter les règles d'accès. Corrigez-la ; changer l'URL ne donne aucun droit.
Pourquoi aucune option n'apparaît-elle ?
Enregistrez la durée, les créneaux clients, les compétences et les lieux vérifiés. Choisissez un service futur. Si un trajet est nécessaire, vérifiez-le et convenez manuellement du rendez-vous.
Le planning a changé pendant ma revue : que faire ?
Comparez à nouveau et vérifiez le résultat. Une option périmée est refusée pour préserver les données récentes. N'assumez pas une réservation sans confirmation ni détails enregistrés.
Pourquoi un ancien rendez-vous bloque-t-il ?
Sa fin ou sa durée peut manquer. Vérifiez l'ordre et renseignez une durée attendue vérifiée si autorisé. N'inventez pas une durée et ne modifiez pas des dates réelles pour supprimer l'avertissement.
Les horaires proposés sont-ils garantis ?
Vérifiez les exigences enregistrées et la disponibilité du client avant confirmation. Convenez de la visite par votre canal habituel.
Pourquoi ne puis-je pas tout confirmer ?
Chaque ordre doit avoir un rendez-vous réalisable au même endroit et la comparaison doit être complète. Vérifiez exigences, compétences, créneaux et trajet indisponible. Modifiez la sélection et comparez si nécessaire ; aucune réservation partielle silencieuse n'est faite.
Pourquoi un ordre sélectionné n'est-il plus dans les résultats ?
La sélection persiste entre pages et recherches. Consultez-la au-dessus des résultats et retirez les ordres inutiles. Avant confirmation, le serveur revérifie ordres, droits et rendez-vous.