Koordinatoren und Serviceleitung
Servicefälle, Wiedervorlagen und Arbeitsaufträge
Verbinden Sie das Serviceanliegen mit seiner konkreten Bearbeitung.
So gehen Sie vor
- Suchen und filtern Sie vorhandene Servicefälle, bevor Sie einen neuen anlegen. Erfassen Sie einen klaren Betreff, eine Beschreibung sowie den richtigen Kunden und Standort.
- Erstellen Sie den zugehörigen Arbeitsauftrag mit Gerät und Techniker. Prüfen Sie Fall- und Auftragsnummer.
- Geben Sie für einen manuellen Termin Beginn und Ende an. Lassen Sie beide Felder leer, wenn der Auftrag ungeplant bleiben soll. Prüfen Sie die angezeigte Zeitzone.
- Für Terminvorschläge speichern Sie zunächst unter „Technikerverfügbarkeit“ Techniker, Schicht, Qualifikationen und Pausen. Erfassen Sie bei Bedarf geprüfte Start-, End- und Pausenkoordinaten. Schätzen Sie keine Standorte.
- Speichern Sie im Auftrag die „Terminvorgaben“: Dauer, Kundenzeitfenster, Qualifikationen, geprüfte Standortkoordinaten und Änderungsgrund. Ein Kundenzeitfenster ist die mögliche Besuchszeit, noch keine Buchung.
- Wählen Sie unter „Terminvorschläge vergleichen“ das Planungsdatum und bis zu 20 Techniker mit je einer Schicht. Geben Sie den Fahrtzeitpuffer an und vergleichen Sie die gespeicherten Verfügbarkeiten.
- Prüfen Sie Techniker, Beginn, Ende und Ausschlussgründe. Der Vergleich reserviert nichts. Öffnen Sie einen verfügbaren Vorschlag, begründen und bestätigen Sie den Termin. Ein früherer Auftragstermin wird ersetzt. Warten Sie auf die Bestätigung und prüfen Sie den gespeicherten Auftrag.
- Für mehrere ungeplante Aufträge öffnen Sie unter der Technikerverfügbarkeit den gemeinsamen Vergleich. Suchen Sie nach Auftrag, Kunde, Gerät oder Techniker und blättern Sie durch Ergebnisse. Bis zu 10 ausgewählte Aufträge bleiben auch bei Suche und Seitenwechsel oben sichtbar; entfernen Sie nicht mehr benötigte Aufträge ausdrücklich.
- Speichern Sie zuerst die Terminvorgaben aller ausgewählten Aufträge. Wählen Sie je eine Schicht für bis zu 20 Techniker und einen Fahrtzeitpuffer. Starten Sie den Vergleich. Suche und Seitenwechsel verändern nur die Ergebnisliste, nicht die Auswahl oder Buchungen.
- Prüfen Sie vorgeschlagene Termine und nicht eingeplante Aufträge. Der Vergleich versucht mehrere Reihenfolgen; bestehende Termine und Pausen bleiben fest. Es wird keine Zeit reserviert.
- Passen alle Aufträge und ist der Vergleich vollständig, begründen und bestätigen Sie alle Termine gemeinsam. Bei zwischenzeitlichen Änderungen wird kein Termin gespeichert. Warten Sie auf die gemeinsame Bestätigung. Alternativ können Sie Aufträge einzeln prüfen und bestätigen.
- Für eine Wiedervorlage sind Begründung, zuständige Person und nächster Prüfzeitpunkt erforderlich.
- Die Prüfliste zeigt überfällige und anstehende Wiedervorlagen. „Meine offenen Prüfungen“ beschränkt sie auf Ihre Zuständigkeit. Setzen Sie Filter zurück, um wieder den gesamten zugänglichen Bereich zu sehen.
- Prüfen Sie vor Statusänderungen den Fallverlauf. Laufende Einsätze können den Abschluss verhindern. Das Wiederöffnen benötigt eine Begründung.
Das sollten Sie beachten
Das Fallalter zählt ab der ursprünglichen Anlage, auch nach dem Wiederöffnen.
Automatische Aktualisierungen können bei offenen Formularen oder Fehlern pausieren. Prüfen Sie den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung.
Der Terminvergleich verwendet Einsätze am exakt selben Standort. Prüfen Sie bei Einsätzen an unterschiedlichen Orten die Fahrzeit selbst.
Termin- und Pausenkonflikte werden abgelehnt. Schichtänderungen dürfen bestehende Termine weder ausschließen noch mit Pausen überlagern. Laufende Einsätze oder ältere Termine ohne Endzeit können eine Prüfung erfordern.
Die Planung erfordert Zuweisungsrechte und erteilt keine zusätzlichen Zugriffe. Stimmen Sie Termine wie bisher mit Kunden ab; automatische Benachrichtigungen erfolgen nicht.
Die Suche umfasst alle zugänglichen, zugewiesenen ungeplanten Aufträge, jeweils 50 pro Seite. Ein Vergleich ist auf 10 Aufträge und 20 Techniker begrenzt und optimiert nicht die gesamte Flotte.
Der Kalender zeigt einen Tag oder sieben Tage. Wiederkehrende Wartung erstellt fällige Aufträge nach Firmenvorgaben; deren Termine müssen noch geplant werden.
Fragen und Problemlösungen
Erstellt der Fallabschluss eine Rechnung?
Nein. Serviceabschluss und ERP-Abrechnung sind getrennt. Prüfen Sie Übermittlung sowie Material- und Rechnungsbestätigung separat.
Warum kann ich Techniker oder Gerät nicht zuweisen?
Die Referenz muss zum Unternehmen gehören und den Zugriffsregeln entsprechen. Korrigieren Sie die Auswahl; eine geänderte Browseradresse gewährt keinen Zugriff.
Warum gibt es keine Terminvorschläge?
Speichern Sie Dauer, Kundenzeitfenster, Qualifikationen und geprüfte Standorte. Wählen Sie eine zukünftige Schicht. Prüfen Sie bei erforderlicher Fahrt den Weg und vereinbaren Sie den Termin manuell.
Was tun bei zwischenzeitlichen Planänderungen?
Vergleichen und prüfen Sie erneut. Veraltete Vorschläge werden abgelehnt. Erst eine Bestätigung zusammen mit gespeicherten Auftragsdaten belegt die Buchung.
Warum blockiert ein älterer Termin die Planung?
Möglicherweise fehlt seine Endzeit oder Dauer. Prüfen Sie den Auftrag und ergänzen Sie eine verifizierte erwartete Dauer, soweit berechtigt. Erfinden Sie keine Dauer und ändern Sie keine echten Termine, nur um die Warnung zu beseitigen.
Sind die vorgeschlagenen Zeiten garantiert?
Prüfen Sie gespeicherte Anforderungen und Kundenverfügbarkeit vor der Terminbestätigung. Stimmen Sie den Besuch über Ihren üblichen Kontaktweg ab.
Warum kann ich nicht alle Termine bestätigen?
Alle ausgewählten Aufträge benötigen einen machbaren Termin am selben Standort; der Vergleich muss vollständig sein. Prüfen Sie Vorgaben, Qualifikationen, Zeitfenster und Fahrtinformationen. Ändern Sie bei Bedarf die Auswahl und vergleichen Sie erneut. Es wird niemals stillschweigend nur ein Teil gebucht.
Warum fehlt ein ausgewählter Auftrag in der aktuellen Suche?
Die Auswahl bleibt bei Suche und Seitenwechsel erhalten. Prüfen Sie sie oberhalb der Treffer und entfernen Sie Aufträge bei Bedarf. Vor der Bestätigung prüft der Server aktuelle Aufträge, Rechte und Termindaten erneut.