Zugewiesene Techniker und berechtigte Prüfer
Unterschriften, Papierberichte und PDFs
Schließen Sie Berichte mit einer nachvollziehbaren Bestätigung ab.
So gehen Sie vor
- Öffnen Sie im Entwurf „Servicedetails, Zeiten und Werkzeuge“. Erfassen Sie Serviceart, gemeldetes Problem und Gerätezustand nach dem Einsatz. Beschreiben Sie tatsächliche Feststellungen; ein beendeter Einsatz bedeutet nicht automatisch eine erfolgreiche Reparatur.
- Erfassen Sie Fahrt- oder Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Beschreibung und Begründung. Zeiten gelten in Ihrer Browserzeitzone, müssen in der Vergangenheit liegen und dürfen sich innerhalb des Berichts nicht überschneiden. Das Ende muss nach dem Beginn liegen. Korrigieren oder entfernen Sie Zeiten mit Begründung.
- Suchen Sie unter „Verwendetes Werkzeug erfassen“ ein aktives Werkzeug und geben Sie Einsatzdatum und Begründung an. Prüfen Sie Modell, Seriennummer und Kalibrierstatus. Je Werkzeug und Datum ist ein Eintrag möglich. Entfernen und ersetzen Sie eine falsche Auswahl vor der Berichtsvorbereitung.
- Speichern und prüfen Sie Bericht, Details, Zeiten und Werkzeugnachweise. „Bericht zur Kundenprüfung vorbereiten“ schreibt diesen gespeicherten Stand für die Kundenprüfung fest.
- Prüfen Sie vor der Bestätigung Inhalt, Mengen und Referenzen. Erfüllen Sie die im Formular genannten Voraussetzungen für den Einsatz.
- Für die digitale Bestätigung tragen Sie den Namen der unterzeichnenden Person ein und durchlaufen Unterschrift und Erklärung. Ist keine Unterschrift möglich, verwenden Sie ausschließlich die vorgesehene Ausnahme mit zutreffender Begründung.
- Für einen bereits unterschriebenen Papierbericht öffnen Sie den Papierimport. Speichern Sie eine genaue Übertragung des Inhalts, laden Sie das Original hoch und erfassen Sie Originalnummer und Datum.
- Warten Sie auf die erfolgreiche Sicherheitsprüfung und prüfen Sie anschließend Original und Übertragung im Formular. Für denselben Bericht ist dann keine zweite Kundenunterschrift erforderlich.
- Laden Sie nach dem Abschluss das geschützte PDF herunter. Korrigieren Sie abgeschlossene Inhalte über Nachtrag beziehungsweise neue Version, niemals durch stilles Ändern eines ausgestellten Dokuments.
- Vervollständigen und speichern Sie die Servicecheckliste vor der Vorbereitung. Pflichtschritte brauchen ein Ergebnis; „Nicht bestanden“ und „Nicht zutreffend“ eine Begründung. Vorbereitete Version und PDF behalten genau diese Ergebnisse.
Das sollten Sie beachten
Die gezeichnete Unterschrift wird nicht als qualifizierte elektronische Signatur dargestellt.
Das gespeicherte PDF ist der ausgestellte Nachweis seiner Version. Spätere Kunden- oder Gerätekorrekturen verändern seine gespeicherten Bytes nicht.
Fahrt- und Arbeitszeiten dokumentieren den Einsatz. Sie erzeugen nicht automatisch Arbeitsmengen, Kundenkosten, Lagerbewegungen oder Rechnungen. Im PDF werden Zeiten ausdrücklich in UTC angegeben.
Werkzeugangaben werden beim Hinzufügen festgehalten. Spätere Registerkorrekturen ändern weder diesen Eintrag noch ausgestellte Berichte. Unbekannte oder überfällige Kalibrierdaten müssen nach Ihren Unternehmensvorgaben bewertet werden.
Fragen und Problemlösungen
Warum ist ein Download gesperrt?
Geschützte Originale benötigen eine erfolgreiche Sicherheitsprüfung und aktuelle Zugriffsrechte. Ausstehende, fehlgeschlagene oder nicht verfügbare Prüfungen halten sie gesperrt. Kontaktieren Sie bei anhaltenden Problemen den zuständigen Betreiber und umgehen Sie keine Quarantäne.
Warum ist der Abschluss fehlgeschlagen?
Prüfen Sie Pflichtfelder, Einsatzstatus, Bestätigungsnachweise und Fehlermeldung. PDF-Fehler müssen behoben sein, bevor ein Bericht als abgeschlossen gilt.
Warum sind Servicedetails nicht mehr bearbeitbar?
Sie sind nur im Entwurf und mit Berechtigung für den Einsatz bearbeitbar. Vorbereitete oder abgeschlossene Versionen sind vor stillen Änderungen geschützt.
Was bedeutet ein Versionskonflikt?
Eine andere Änderung hat eine neuere Version gespeichert. Sichern Sie ungespeicherten Text, laden und prüfen Sie den aktuellen Stand und führen Sie die beabsichtigte Korrektur erneut aus.