Unternehmensinhaber und Administratoren

Firmendesign und E-Mail-Vorlagen

Pflegen Sie Logo, Farben und Texte und prüfen Sie sichere Vorschauen.

So gehen Sie vor

Öffnen Sie „Unternehmen → Design und E-Mails“. Prüfen Sie den Unternehmensnamen vor Änderungen. Die Einstellungen gelten nur für dieses Unternehmen.
Erfassen Sie Firmenname, Zusatzzeile und Farben. Ergänzen Sie freigegebene Firmenangaben sowie getrennte Texte für Angebote, Serviceberichte und Rechnungsvorschauen. Bestätigungserklärungen, Summen und Steuerregeln bleiben unverändert.
Wählen Sie Einladung, Terminbestätigung, Servicemitteilung, verfügbaren Bericht oder verfügbare Rechnung. Bearbeiten Sie Betreff, Überschrift, Text und Fußzeile mit den aufgeführten Platzhaltern in doppelten geschweiften Klammern. Verwenden Sie einfachen Text, kein HTML.
Wählen Sie vor der Bearbeitung Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Niederländisch. Jede Sprache hat eigene Vorlagentexte. Das Zurücksetzen betrifft nur den ausgewählten Nachrichtentyp und die ausgewählte Sprache. Prüfen und speichern Sie die Änderung ausdrücklich.
Zeigen Sie die E-Mail mit Beispieldaten an. Diese Vorschau versendet nichts. PDF-Schaltflächen laden Musterlayouts herunter. Die Rechnungsvorschau ist ausdrücklich kein ausgestelltes oder zahlbares Rechnungsdokument.
Speichern Sie das Design mit Begründung. Laden Sie beim Firmenlogo PNG oder JPEG mit höchstens 128 KB, maximal 2000 × 2000 Pixeln und insgesamt zwei Millionen Pixeln hoch. Speichern Sie andere Änderungen vorher. Eine fehlgeschlagene oder nicht verfügbare Sicherheitsprüfung lässt das bisherige Logo bestehen.
Neue Angebots- und Berichtsversionen halten Firmendesign und Texte fest. Prüfen Sie die Angaben vor Freigabe oder Unterschrift. Spätere Designänderungen verändern keine alten Dokumentstände oder unterschriebenen PDFs.
Stellen Sie bei Bedarf im Designverlauf eine frühere Version mit Begründung wieder her. Es entsteht eine neue Version. Hat jemand zwischenzeitlich gespeichert, laden und prüfen Sie zuerst die aktuellen Einstellungen.
Die Verwaltungsübersicht zeigt aktive Teamrollen, Kundenzugriffe und den Kommunikationsstand. Mitgliederliste und Aktivitätsprotokoll dokumentieren konkrete Zugriffsänderungen.
Vergleichen Sie zwei gespeicherte Versionsnummern aus dem Designverlauf. Geänderte Felder erscheinen nebeneinander; Logoänderungen werden angezeigt.

Das sollten Sie beachten

Zusätzliche System-E-Mails werden nur vorbereitet. Das Speichern aktiviert keine SMTP-Verbindung und keinen Versand. Anmelde-, Bestätigungs- und Wiederherstellungsmails verwaltet weiterhin der Anmeldedienst.

Nur Inhaber und Administratoren dürfen diese Einstellungen ändern. Techniker und externe Kundenkonten erhalten keinen Editorzugriff.

Logos werden privat gespeichert und in neue Dokumentstände aufgenommen. Externe Bildadressen oder Trackingdienste sind nicht erforderlich. Aktive Formate wie SVG werden nicht akzeptiert.

Verbindliche Rechnungsausstellung, Steuern und Rechnungsnummern bleiben beim Abrechnungssystem. Rechnungstexte dienen der Layoutvorbereitung und versprechen keine ERP-Anbindung.

Logos und frühere Einstellungen bleiben nachvollziehbar erhalten. Entfernen oder Wiederherstellen eines Logos löscht es nicht aus historischen unterschriebenen Nachweisen.

Bei zu heller Hauptfarbe erscheint ein Lesbarkeitshinweis. Wählen Sie eine dunklere Hauptfarbe; die Akzentfarbe dient der Gestaltung. Die Vorlagensprache ist von der Sprache Ihrer Bedienoberfläche getrennt.

Unter „Vorlagensprache“ wählen Sie English, Deutsch, Français, Español, Italiano oder Nederlands. Jede Sprache hat eigene bearbeitbare Texte. Prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie eine neue Version. Ihre individuellen Formulierungen werden nicht automatisch übersetzt.

Fragen und Problemlösungen

Meine Änderung wurde wegen neuer Einstellungen abgelehnt.

Eine andere Person hat neuer gespeichert. Kopieren Sie ungespeicherte Texte, laden und vergleichen Sie den aktuellen Stand und übernehmen Sie anschließend Ihre Änderung.

Mein Logo wurde nicht gespeichert.

Prüfen Sie Format, Größe und Abmessungen. Kann die Sicherheitsprüfung die Datei nicht freigeben, lassen Sie die Verfügbarkeit des Prüfdiensts prüfen. Umgehen Sie die Prüfung nicht.

Die Vorschau-E-Mail kommt nicht an.

Vorschauen werden nicht versandt. Zusätzlicher Versand benötigt eine gesondert geprüfte und autorisierte Anbindung.