Organisatie-eigenaren en beheerders
Bedrijfsvormgeving en e-mailsjablonen
Uw logo toevoegen, kleuren kiezen, berichtteksten aanpassen en documenten veilig vooraf bekijken.
Zo gaat u te werk
- Open Instellingen → Vormgeving en e-mails. Controleer de organisatienaam voordat u de bedrijfsidentiteit wijzigt. Deze instellingen gelden uitsluitend voor uw organisatie.
- Vul bedrijfsnaam, slogan en kleuren in. Voeg goedgekeurde bedrijfsinformatie en afzonderlijke notities voor offertes, servicerapporten en voorbereide facturen toe. Bestaande ondertekeningsverklaringen, totalen en belastingregels veranderen niet.
- Kies een berichttype: uitnodiging, afspraakbevestiging, service-update, rapport beschikbaar of factuur beschikbaar. Pas onderwerp, kop, hoofdtekst en voettekst aan met uitsluitend de vermelde velden tussen dubbele accolades. Gebruik gewone tekst; plak geen HTML.
- Kies de taal voordat u een sjabloon bewerkt. Elke taal heeft een eigen onderwerp, kop, hoofdtekst en voettekst. De standaardtekst terugzetten vervangt in de editor alleen het geselecteerde berichttype en de geselecteerde taal. Controleer en sla op om dit toe te passen.
- Bekijk de e-mailvoorvertoning met voorbeeldgegevens. Deze gebruikt fictieve gegevens en verstuurt geen e-mail. PDF-knoppen downloaden voorbeeldindelingen. Een factuurvoorbeeld is duidelijk als niet uitgegeven gemarkeerd en maakt geen betaalbare factuur aan.
- Geef een reden op en sla de vormgeving op. Upload bij Bedrijfslogo een PNG of JPEG van maximaal 128 KB, maximaal 2000×2000 pixels en niet meer dan twee miljoen pixels. Sla andere wijzigingen eerst op. Bij een mislukte of niet-beschikbare beveiligingsscan blijft het oude logo behouden.
- Nieuwe offerte- en rapportversies bewaren de opgeslagen vormgeving en teksten. Controleer de bedrijfsinformatie vóór goedkeuring of ondertekening. Latere wijzigingen veranderen geen oude documentmomentopnamen of ondertekende PDF's.
- Gebruik de vormgevingsgeschiedenis om met een reden een eerdere revisie te herstellen. Dit maakt een nieuwe revisie. Heeft een andere beheerder eerder opgeslagen, laad dan opnieuw en controleer de huidige instellingen voordat u het opnieuw probeert.
- Open het beheeroverzicht voor actieve teamrollen, aantallen klanttoegang en communicatievoorbereiding. Bekijk Leden en het activiteitenlogboek voor werkelijke toegangsveranderingen.
- Vul bij het vergelijken van opgeslagen revisies twee nummers uit de vormgevingsgeschiedenis in. De vergelijking toont gewijzigde velden naast elkaar en vermeldt of het logo is veranderd.
Voordat u verdergaat
Aanvullende transactionele e-mailbezorging is alleen voorbereid. Sjablonen opslaan activeert geen extra SMTP-verbinding, ontvangers, berichten of automatische verzending. Bestaande aanmeld-, verificatie- en herstelmails blijven bij de identiteitsprovider.
Alleen organisatie-eigenaren en beheerders kunnen deze instellingen wijzigen. Gewone technici en externe klantaccounts hebben geen toegang tot de editors.
Logo's worden privé opgeslagen en in nieuwe documentmomentopnamen opgenomen. Een externe afbeeldings-URL of volgdienst is niet nodig. Logo's met actieve inhoud, zoals SVG, worden niet geaccepteerd.
Definitieve factuuruitgifte, belastingberekening en factuurnummering blijven de verantwoordelijkheid van het ingerichte facturatiesysteem. Bedrijfstekst voor facturen bereidt de indeling voor en belooft geen ERP-integratie.
Geüploade logo's en oudere configuratierevisies blijven voor herleidbaarheid bewaard. Een huidig logo herstellen of verwijderen wist het niet uit historische ondertekende bewijsstukken.
Een leesbaarheidswaarschuwing verschijnt als de hoofdkleur te licht is op wit. Kies een donkerdere hoofdkleur; de accentkleur is decoratief. De sjabloontaal verandert niet de taal van de hele toepassing.
Kies bij Sjabloontaal English, Deutsch, Français, Español, Italiano of Nederlands. Elke taal heeft eigen bewerkbare tekst. Controleer het voorbeeld en sla een nieuwe revisie op; bestaande eigen teksten worden niet automatisch vertaald.
Vragen en probleemoplossing
Mijn wijzigingen zijn geweigerd omdat de instellingen zijn veranderd.
Een andere beheerder heeft een nieuwere revisie opgeslagen. Kopieer uw niet-opgeslagen tekst, laad opnieuw en vergelijk de huidige instellingen voordat u uw wijzigingen opnieuw aanbrengt.
Mijn logo is niet opgeslagen.
Controleer formaat, bestandsgrootte en afmetingen. Kan de scanner het bestand niet goedkeuren, vraag dan uw beheerder de beschikbaarheid te controleren; omzeil de scan niet.
Ik ontvang de voorbeeldmail niet.
Een voorvertoning verstuurt niets. Aanvullende transactionele bezorging vereist een afzonderlijk geverifieerde en geautoriseerde bezorgverbinding.