Organisatie-eigenaren, servicecoördinatoren en klantcontacten
Klantenportaal voor service
Klantcontacten een afzonderlijk overzicht geven van aanvragen, gepubliceerde updates en goedgekeurde rapporten.
Zo gaat u te werk
- De organisatie-eigenaar opent Klantenportaal en nodigt een klantcontact uit. Selecteer de juiste klant en het geverifieerde e-mailadres waarmee de contactpersoon inlogt. Maak de koppeling met een reden aan en verstuur deze privé via uw bestaande communicatieproces. Er wordt geen automatische e-mail verzonden.
- De contactpersoon moet een aanmeldidentiteit hebben met het uitgenodigde, geverifieerde e-mailadres. Open de volledige uitnodigingslink. Bent u afgemeld, meld u dan aan in het afzonderlijke tabblad, keer terug naar het portaal en laad opnieuw. Accepteer de uitnodiging binnen zeven dagen.
- Selecteer het expliciet gedeelde apparaat en beschrijf symptomen. Vraag het servicebedrijf om de juiste deling als het ontbreekt; een klantwijziging vereist een nieuwe toegangsbeoordeling.
- Medewerkers beoordelen aanvragen in het klantenportaalbeheer. Publiceer een voor de klant zichtbare status en update. Maak desgewenst de gekoppelde interne servicecase aan; interne notities en de interne caselink zijn niet zichtbaar voor de klant.
- Controleer vóór het delen het volledige bevestigde PDF-rapport en de ontvangende klant. Deel daarna uitdrukkelijk die versie. De klant kan precies de opgeslagen PDF downloaden. Medewerkers kunnen het delen intrekken; de eigenaar kan de portaaltoegang van een contactpersoon intrekken.
- Voeg desgewenst PDF, PNG of JPEG toe: 2 MB per bestand, vijf per verzoek, twintig per contacttoegang per dag. Bestanden blijven geblokkeerd tot controle slaagt. Probeer een wachtende controle maximaal tien keer; vraag daarna het servicebedrijf.
Voordat u verdergaat
Portaaluitnodigingen verlenen geen interne medewerkersrollen. De aanmeldidentiteit moet al zijn ingericht; deze functie maakt geen accounts bij de identiteitsprovider aan en verstuurt geen e-mail.
Rapporten worden nooit automatisch gedeeld. Controleer namen, handtekeningen en notities vooraf. Intrekken van een gedeeld rapport wist geen kopie die de ontvanger al heeft gedownload.
Uitnodigingslinks verlopen na zeven dagen; geaccepteerde toegang blijft bestaan tot intrekking. Een contactpersoon kan maximaal 100 aanvragen indienen binnen een voortschrijdende periode van 24 uur.
Upload geen wachtwoorden of gevoelige persoonsgegevens. Alleen bevoegde klantcontacten en medewerkers hebben toegang; intrekken van portaltoegang blokkeert ook bestanden.
Vragen en probleemoplossing
Waarom kan ik de uitnodiging niet accepteren?
Gebruik de bedoelde identiteit met het geverifieerde e-mailadres en de volledige, niet-verlopen koppeling. Vraag het servicebedrijf een verlopen of ingetrokken uitnodiging te controleren of te vervangen.
Kan ik servicegegevens van een andere klant zien?
Nee. Toegang is gekoppeld aan het uitgenodigde klantaccount en de identiteit die de uitnodiging heeft geaccepteerd.
Waarom ontbreekt een rapport?
Alleen uitdrukkelijk gedeelde, bevestigde versies verschijnen. Vraag uw servicebedrijf een rapport te delen als dat nodig is. Interne concepten, offertes en facturatiegegevens zijn niet inbegrepen.