Coördinatoren en servicemanagers
Servicemeldingen, beoordelingen en werkorders
Houd het serviceprobleem en de uitvoering duidelijk aan elkaar gekoppeld.
Zo gaat u te werk
- Open Servicemeldingen en gebruik zoek-, status- en beoordelingsfilters voordat u een melding aanmaakt. Voer een duidelijk onderwerp, omschrijving en de juiste klant en locatie in.
- Maak de gekoppelde werkorder met het bedoelde apparaat en de technicus. Controleer de getoonde meldings- en werkordernummers.
- Voer voor een handmatige afspraak zowel begin als einde in. Laat beide leeg als de werkorder ongepland moet blijven. Controleer vóór opslaan de getoonde tijdzone.
- Open voor afspraakvergelijking Werkorders en sla Beschikbaarheid van technici op: technicus, begin en einde van de werkdienst, vaardigheden en pauzes. Voer waar vereist gecontroleerde begin-, eind- en pauzecoördinaten in; raad nooit een locatie.
- Open de werkorder en sla Afspraakvereisten op: verwachte werkduur, klantvensters, vaardigheden, gecontroleerde locatiecoördinaten en een wijzigingsreden. Een klantvenster is een periode waarin de klant een bezoek kan ontvangen, geen geboekte afspraak.
- Kies bij Afspraakopties vergelijken de datum en maximaal 20 technici, met één werkdienst per technicus. Voer de reismarge per rit in minuten in en kies Opgeslagen beschikbaarheid vergelijken. Alleen opgeslagen gegevens worden gebruikt.
- Controleer de voorgestelde technicus, begin- en eindtijd en eventuele uitsluitingen. Vergelijken reserveert geen tijd. Open voor een beschikbare optie Deze afspraak beoordelen en bevestigen, geef een reden en bevestig. Dit vervangt een eerdere afspraak op die werkorder. Wacht op de bevestiging en controleer de opgeslagen werkordergegevens.
- Open om meerdere ongeplande orders samen te plannen Beschikbaarheid van technici en Meerdere niet-ingeplande werkorders vergelijken. Zoek op werkorder, klant, apparaat of technicus en blader met Volgende en Vorige werkorders. Selecteer maximaal 10 orders; deze blijven boven de lijst staan als u zoekt of van pagina wisselt. Gebruik Verwijderen om een order uit de vergelijking te halen.
- Sla vóór vergelijken de afspraakvereisten van elke geselecteerde order op. Kies één werkdienst per technicus, maximaal 20 technici, voer een reismarge in en kies Geselecteerde werkorders vergelijken. Zoeken en bladeren wijzigen alleen de zichtbare lijst, niet de selectie, en slaan geen afspraak op.
- Controleer Voorgestelde afspraken: elke order toont een technicus en begin- en eindtijd. Niet passend ingepland toont orders die niet konden worden geplaatst. Het hulpmiddel vergelijkt meerdere volgordes en houdt bestaande afspraken en pauzes vast. Het reserveert geen tijd.
- Als elke order past en de vergelijking volledig is, geeft u een reden voor groepsbevestiging en kiest u Alle afspraken bevestigen. Alle getoonde afspraken worden samen opgeslagen, of geen enkele als iets is gewijzigd. Wacht op de melding dat alles samen is bevestigd en opgeslagen. U kunt ook afzonderlijke orders openen om ze apart te vergelijken en bevestigen.
- Gebruik In afwachting alleen met de vereiste reden, beoordelingsverantwoordelijke en volgende beoordelingsdatum. Een wachtende melding heeft een zichtbare opvolgbeslissing nodig.
- Gebruik de beoordelingswerklijst voor verlopen of komende beoordelingen. Wis filters voor de ruimere zichtbare lijst; Mijn openstaande beoordelingen beperkt de lijst tot uw verantwoordelijkheid.
- Bekijk de meldingsgeschiedenis voordat u de status wijzigt. Sluit alleen als aan de toegestane servicevoorwaarden is voldaan; een actief bezoek kan afsluiting blokkeren. Heropenen vereist een reden.
Voordat u verdergaat
De ouderdom van een melding begint bij de oorspronkelijke aanmaakdatum, ook na heropenen.
Werklijsten kunnen worden vernieuwd. Automatisch vernieuwen kan pauzeren bij open formulieren of fouten. Controleer de laatste-updateaanduiding voordat u beslist.
De vergelijking gebruikt bezoeken op exact dezelfde locatie. Controleer zelf de reistijd tussen verschillende locaties.
Conflicterende afspraken en pauzes worden geweigerd. Een werkdienst wijzigen mag een bestaande afspraak niet buiten de dienst plaatsen of een pauze daaroverheen leggen. Een actief bezoek of een oudere afspraak met onbekende eindtijd kan eerst beoordeling vereisen.
Planningshulpmiddelen verschijnen alleen voor gebruikers met toewijzingsrechten. Ze geven geen extra toegang en berichten de klant niet automatisch. Spreek de afspraak met de klant af via uw bestaande werkwijze.
De selector doorzoekt alle toegankelijke, toegewezen en ongeplande orders, met 50 resultaten per pagina. Selecties mogen uit verschillende pagina’s komen. Eén vergelijking omvat maximaal 10 orders en 20 technici; het is geen optimalisatie van de hele vloot. Er worden geen automatische klantmeldingen verzonden.
Gebruik Agenda voor een dag- of zevendaags overzicht. Gebruik Onderhoud voor terugkerend werk met bedrijfseigen termijnen. Gegenereerde onderhoudswerkorders hebben nog steeds een passende afspraak nodig.
Vragen en probleemoplossing
Wordt de klant gefactureerd als ik een melding sluit?
Nee. Serviceafsluiting en ERP-facturering zijn aparte statussen. Controleer de factureringsopdracht en de materiaal- en factuurbevestigingen afzonderlijk.
Waarom kan ik geen technicus of apparaat toewijzen?
De referentie moet bij de organisatie horen en voldoen aan de toegangsregels. Corrigeer de referentie; de browser-URL wijzigen verleent geen toegang.
Waarom worden geen afspraakopties getoond?
Sla duur, klantvensters, vaardigheden en gecontroleerde locaties op. Kies een toekomstige dienst. Controleer bij reizen de route en maak de afspraak handmatig.
Wat als de planning tijdens mijn beoordeling verandert?
Vergelijk de opgeslagen beschikbaarheid opnieuw en controleer het nieuwe resultaat. Een verouderde optie wordt geweigerd in plaats van nieuwere planning te overschrijven. Neem pas aan dat een boeking is gelukt als de bevestiging en opgeslagen gegevens dit tonen.
Waarom blokkeert een oudere afspraak de planning?
Mogelijk ontbreekt de eindtijd of werkduur. Controleer de werkorder en sla, waar toegestaan, een gecontroleerde verwachte duur op bij Afspraakvereisten. Verzin geen duur en wijzig geen echte datums alleen om een waarschuwing weg te krijgen.
Zijn de voorgestelde tijden gegarandeerd?
Controleer opgeslagen vereisten en klantbeschikbaarheid vóór bevestiging. Stem het bezoek af via uw gebruikelijke contactkanaal.
Waarom is Alle afspraken bevestigen niet beschikbaar?
Elke gekozen order moet een haalbare afspraak op dezelfde locatie hebben en de vergelijking moet volledig zijn. Controleer ontbrekende vereisten, vaardigheden, tijdvensters en reisinformatie. U kunt de selectie wijzigen en opnieuw vergelijken; het hulpmiddel boekt nooit stilzwijgend slechts een deel.
Waarom staat mijn geselecteerde order niet in de huidige zoekresultaten?
De selectie blijft behouden als u bladert of zoektermen wijzigt. Bekijk Geselecteerde werkorders boven de resultaten en verwijder een order als u die niet meer wilt. Vóór bevestiging controleert de server opnieuw de actuele order, rechten en afspraakgegevens.