Toegewezen technici en bevoegde beoordelaars
Handtekeningen, papieren rapporten en PDF's
Een rapport afronden met een herleidbare bevestiging.
Zo gaat u te werk
- Open in een conceptrapport de servicegegevens, tijden en hulpmiddelen. Klap de bewerking van servicegegevens open en leg het servicetype, het gemelde probleem en de uitkomst voor het apparaat vast. Beschrijf uw feitelijke bevindingen; een afgerond bezoek betekent niet vanzelf dat het probleem is verholpen.
- Klap het toevoegen van reis- of werktijd open, kies het type en vul begin, einde, beschrijving en reden in. Tijden volgen de lokale tijdzone van uw browser, moeten in het verleden liggen, eindigen na het begin en mogen binnen dit rapport niet overlappen. Gebruik de correctie- of verwijderactie met een reden om een tijdregistratie aan te passen.
- Klap het toevoegen van een gebruikt hulpmiddel open, zoek in het register en selecteer een actief hulpmiddel. Vul de gebruiksdatum en reden in. Controleer het vastgelegde model, serienummer en de kalibratiestatus. Een hulpmiddel kan eenmaal per datum worden geregistreerd. Verwijder een verkeerde selectie en voeg de juiste toe voordat u het rapport voorbereidt.
- Sla het rapport op en controleer servicegegevens, tijden en hulpmiddelen voordat u het voorbereidt voor beoordeling door de klant. Bij de voorbereiding worden deze opgeslagen gegevens vastgelegd in de versie die de klant te zien krijgt.
- Controleer de opgeslagen rapportinhoud, werkelijke hoeveelheden en referentienummers voordat u om bevestiging vraagt. Voldoe aan de bezoekvoorwaarden die het formulier vermeldt.
- Vul voor een digitale bevestiging de naam van de ondertekenaar in en volg de stappen voor de handtekening en verklaring. Is een handtekening niet mogelijk, gebruik dan uitsluitend de ondersteunde uitzonderingsprocedure met een eerlijke reden.
- Klap voor een al ondertekend papieren rapport de import van een ondertekend rapport open. Sla een getrouwe transcriptie op, upload het papieren origineel en vermeld het oorspronkelijke nummer en de datum waar gevraagd.
- Wacht tot het origineel de scan heeft doorstaan en controleer daarna het papieren bewijs en de transcriptie via het formulier. Deze procedure voorkomt dat de klant hetzelfde rapport nogmaals moet ondertekenen.
- Download na de definitieve afronding de beveiligde PDF zodra deze beschikbaar is. Gebruik voor correcties de ondersteunde procedure voor een nieuwe versie of aanvulling; wijzig een uitgegeven document niet ongemerkt.
- Vul de gekoppelde servicechecklist in en sla deze op voordat u het rapport voorbereidt. Verplichte stappen moeten een resultaat hebben; bij Afgekeurd en Niet van toepassing is een toelichting nodig. De voorbereide versie en de PDF bewaren precies deze resultaten.
Voordat u verdergaat
Een getekende handtekening wordt niet als gekwalificeerde elektronische handtekening gepresenteerd.
De opgeslagen PDF is het uitgegeven bewijs voor die versie. Latere correcties aan klant- of apparaatgegevens wijzigen het opgeslagen bestand niet.
Reis- en werktijden documenteren dit bezoek. Ze maken niet automatisch arbeidsaantallen, klantkosten, voorraadmutaties of facturen aan. In de PDF staan de tijden uitdrukkelijk in UTC.
Bij het toevoegen van een hulpmiddel worden de dan geldende registergegevens vastgelegd. Een latere registercorrectie wijzigt die registratie of een uitgegeven rapport niet ongemerkt. Onbekende of verstreken kalibratiedata worden zichtbaar vermeld en moeten volgens uw bedrijfsprocedures worden beoordeeld.
Vragen en probleemoplossing
Waarom is een documentdownload geblokkeerd?
Een geslaagde scan en actuele toegangsrechten zijn vereist. Zolang de scan in behandeling, afgekeurd of niet beschikbaar is, blijven beveiligde originelen geblokkeerd. Neem bij een aanhoudend probleem contact op met de verantwoordelijke beheerder; omzeil de quarantaine niet.
Waarom is definitief afronden mislukt?
Controleer verplichte velden, bezoekstatus, bevestigingsbewijs en de getoonde fout. Los fouten bij het genereren van de PDF op voordat u het rapport als definitief beschouwt.
Waarom kan ik de servicegegevens niet meer wijzigen?
Deze velden zijn alleen bewerkbaar in een conceptrapport en met de juiste rechten voor het bezoek. Een voorbereide of definitieve versie is beschermd tegen ongemerkte wijzigingen.
Waarom verschijnt bij opslaan een versieconflict?
Een andere wijziging heeft een nieuwere revisie opgeleverd. Bewaar een kopie van uw niet-opgeslagen tekst, laad de pagina opnieuw, controleer de huidige inhoud en pas uw gewenste correctie opnieuw toe.