Tecnici assegnati e revisori autorizzati
Firme, rapporti cartacei e PDF
Concludere un rapporto con una conferma tracciabile.
Come procedere
- Nel rapporto in bozza, apra i dettagli dell'intervento, i tempi e gli strumenti. Espanda la modifica dei dettagli e indichi il tipo di intervento, il problema segnalato e l'esito per il dispositivo. Descriva quanto effettivamente riscontrato: una visita conclusa non implica che il problema sia risolto.
- Espanda l'aggiunta dei tempi di viaggio o lavoro, scelga il tipo e inserisca inizio, fine, descrizione e motivo. Gli orari seguono il fuso del browser, devono riferirsi al passato, terminare dopo l'inizio e non sovrapporsi nello stesso rapporto. Per correggerli, utilizzi la correzione o la rimozione del tempo indicando il motivo.
- Espanda l'aggiunta di uno strumento utilizzato, lo cerchi nel registro e selezioni uno strumento attivo. Indichi data di utilizzo e motivo, quindi controlli modello, numero di serie e stato della taratura acquisiti. Ogni strumento può essere registrato una sola volta per data. Prima di preparare il rapporto, rimuova e reinserisca un'eventuale selezione errata.
- Salvi e controlli il rapporto, i dettagli dell'intervento, i tempi e gli strumenti prima di prepararlo per la revisione del cliente. La preparazione fissa questi dati nella versione presentata al cliente.
- Prima di richiedere la conferma, controlli il contenuto salvato, le quantità effettive e i riferimenti. Completi i prerequisiti della visita indicati nel modulo.
- Per la conferma digitale, inserisca il nome del firmatario e segua i passaggi relativi alla firma e alla dichiarazione. Se non è possibile ottenere la firma, utilizzi esclusivamente la procedura di eccezione prevista, specificando il motivo reale.
- Per un rapporto cartaceo già firmato, espanda l'importazione del rapporto firmato. Salvi una trascrizione fedele, carichi l'originale cartaceo e ne indichi numero e data dove richiesto.
- Attenda che l'originale superi la scansione, quindi verifichi il documento e la trascrizione attraverso il modulo. Questa procedura evita di richiedere una seconda firma al cliente per lo stesso rapporto.
- Dopo la finalizzazione, scarichi il PDF protetto quando disponibile. Per correggere un contenuto finalizzato, utilizzi la procedura prevista di nuova versione o integrazione, senza modificare di nascosto un documento emesso.
- Completi e salvi la checklist allegata prima di preparare il rapporto. Ogni voce obbligatoria richiede un esito; un esito negativo o non applicabile richiede una spiegazione. La versione preparata e il PDF conservano esattamente questi risultati.
Prima di continuare
La firma tracciata non viene presentata come firma elettronica qualificata.
Il PDF salvato costituisce il documento emesso per quella versione. Le successive correzioni ai dati del cliente o dell'apparecchiatura non ne modificano il contenuto archiviato.
I tempi di viaggio e lavoro documentano la visita. Non generano automaticamente quantità di manodopera, addebiti al cliente, movimenti di magazzino o fatture. Nel PDF gli orari sono espressamente indicati in UTC.
La registrazione di uno strumento acquisisce i dati presenti nel registro in quel momento. Correzioni successive al registro non modificano automaticamente quella registrazione o un rapporto emesso. Le date di taratura sconosciute o scadute vengono segnalate e vanno valutate secondo le procedure aziendali.
Domande e risoluzione dei problemi
Perché il download di un documento è bloccato?
Sono necessari una scansione conclusa con esito positivo e i permessi di accesso correnti. Finché la scansione è in attesa, non disponibile o respinta, gli originali protetti restano bloccati. Se il problema persiste, contatti il responsabile; non aggiri la quarantena.
Perché la finalizzazione non è riuscita?
Controlli i campi obbligatori, lo stato della visita, le prove di conferma e l'errore visualizzato. Un errore nella generazione del PDF deve essere risolto prima di considerare finalizzato il rapporto.
Perché non posso più modificare i dettagli dell'intervento?
Questi campi sono modificabili solo nel rapporto in bozza e con i permessi richiesti per la visita. Le versioni preparate o finalizzate sono protette dalle modifiche non tracciate.
Perché compare un conflitto di versione al salvataggio?
Un'altra modifica ha prodotto una revisione più recente. Conservi una copia del testo non salvato, ricarichi la pagina, controlli il contenuto corrente e applichi nuovamente la correzione desiderata.