Coordinatori e responsabili assistenza
Richieste, riesami e ordini di lavoro
Mantenga chiaro il collegamento tra il problema e il lavoro per risolverlo.
Come procedere
- Apra Richieste e usi ricerca e filtri di stato e riesame prima di creare una richiesta. Inserisca un oggetto chiaro, una descrizione e il cliente e la sede corretti.
- Crei l’ordine di lavoro collegato con l’apparecchiatura e il tecnico previsti. Verifichi i numeri di richiesta e ordine mostrati.
- Per un appuntamento manuale, inserisca inizio e fine. Lasci entrambi vuoti se l’ordine deve restare non pianificato. Verifichi il fuso orario mostrato prima di salvare.
- Per confrontare appuntamenti, apra Ordini di lavoro e salvi Disponibilità dei tecnici: tecnico, inizio e fine del turno, competenze e pause. Inserisca coordinate verificate di partenza, arrivo e pausa quando richieste; non ipotizzi posizioni.
- Apra l’ordine e salvi Requisiti dell’appuntamento: durata prevista, fasce orarie del cliente, competenze, coordinate verificate della sede e motivo della modifica. Una fascia del cliente indica quando può ricevere la visita, non un appuntamento prenotato.
- In Confrontare le opzioni di appuntamento, scelga la data e fino a 20 tecnici, con un turno ciascuno. Inserisca il margine di viaggio per tragitto in minuti e selezioni Confrontare la disponibilità salvata. Vengono usati solo dati salvati.
- Verifichi tecnico, inizio, fine ed esclusioni proposti. Il confronto non riserva un orario. Per un’opzione disponibile, apra Verificare e confermare questo appuntamento, indichi un motivo e confermi. L’eventuale appuntamento precedente dell’ordine viene sostituito. Attenda la conferma e controlli i dati salvati dell’ordine.
- Per pianificare più ordini non pianificati, apra Disponibilità dei tecnici e Confrontare più ordini di lavoro non pianificati. Cerchi per ordine, cliente, apparecchiatura o tecnico e usi Ordini successivi e precedenti. Selezioni fino a 10 ordini: restano visibili sopra l’elenco anche cambiando ricerca o pagina. Usi Rimuovere per escluderli dal confronto.
- Salvi i requisiti di ogni ordine selezionato prima del confronto. Scelga un turno per tecnico, fino a 20 tecnici, inserisca il margine di viaggio e selezioni Confrontare gli ordini selezionati. Ricerca e paginazione cambiano solo l’elenco visibile, non la selezione, e non salvano prenotazioni.
- Verifichi Appuntamenti proposti: ogni ordine mostra tecnico, inizio e fine. Non inseriti nella pianificazione elenca gli ordini senza collocazione. Lo strumento prova più sequenze mantenendo fissi appuntamenti e pause esistenti. Non riserva orari.
- Quando tutti gli ordini trovano posto e il confronto è completo, indichi il motivo della conferma del gruppo e scelga Confermare tutti gli appuntamenti. Vengono salvati tutti insieme, oppure nessuno se qualcosa è cambiato. Attenda il messaggio di conferma del salvataggio. In alternativa, apra i singoli ordini per confrontarli e confermarli separatamente.
- Usi In attesa solo con il motivo, il responsabile del riesame e la prossima data di riesame richiesti. Una richiesta in attesa deve avere un seguito visibile.
- Usi l’elenco dei riesami per trovare quelli scaduti o imminenti. Rimuova i filtri per tornare all’elenco più ampio consentito; I miei riesami in sospeso limita i risultati a quelli di Sua responsabilità.
- Verifichi la cronologia prima di cambiare stato. Chiuda la richiesta solo quando le condizioni di servizio previste sono soddisfatte; una visita attiva può impedirlo. La riapertura richiede un motivo.
Prima di continuare
L’anzianità della richiesta decorre dalla creazione originale, anche dopo una riapertura.
Gli elenchi possono essere aggiornati. L’aggiornamento automatico può sospendersi con moduli aperti o errori da gestire. Controlli l’indicatore dell’ultimo aggiornamento prima di decidere.
Il confronto usa interventi nello stesso luogo esatto. Verifichi i tempi di viaggio tra luoghi diversi.
Appuntamenti o pause in conflitto vengono rifiutati. Modificare un turno non può lasciare un appuntamento fuori dal turno né sovrapporvi una pausa. Una visita attiva o una prenotazione precedente senza fine nota possono richiedere una verifica prima di continuare.
Gli strumenti di pianificazione sono visibili solo con il permesso di assegnazione. Non concedono altri accessi e non avvisano automaticamente il cliente. Concordi l’appuntamento tramite la procedura abituale.
Il selettore cerca tutti gli ordini accessibili, assegnati e non pianificati, con 50 risultati per pagina. La selezione può includere pagine diverse. Il confronto copre al massimo 10 ordini e 20 tecnici: non è un’ottimizzazione dell’intera flotta. Non invia notifiche automatiche ai clienti.
Usi Calendario per una vista di un giorno o sette giorni. Usi Manutenzione per creare attività ricorrenti con scadenze aziendali. Gli ordini di manutenzione generati richiedono comunque un appuntamento adeguato.
Domande e risoluzione dei problemi
Chiudere una richiesta fattura il cliente?
No. Chiusura del servizio e fatturazione ERP sono stati distinti. Verifichi separatamente l’invio alla fatturazione e le conferme di materiale e fattura.
Perché non posso assegnare un tecnico o un’apparecchiatura?
Il riferimento deve appartenere all’organizzazione e rispettare le regole di accesso del flusso. Corregga il riferimento: modificare l’URL non concede accessi.
Perché non vengono proposti appuntamenti?
Salvi durata, finestre del cliente, competenze e luoghi verificati. Scelga un turno futuro. Se è necessario viaggiare, verifichi il percorso e concordi manualmente l’appuntamento.
E se la pianificazione cambia durante la verifica?
Confronti di nuovo la disponibilità salvata e verifichi il nuovo risultato. Un’opzione obsoleta viene rifiutata senza sovrascrivere dati più recenti. Non consideri riuscita una prenotazione senza conferma e dati salvati.
Perché un vecchio appuntamento blocca la pianificazione?
Potrebbero mancare l’ora di fine o la durata dell’intervento. Verifichi l’ordine e, se autorizzato, salvi una durata prevista verificata nei requisiti. Non inventi durate o modifichi date reali solo per eliminare un avviso.
Gli orari proposti sono garantiti?
Verifichi requisiti e disponibilità del cliente prima della conferma. Concordi la visita tramite il consueto contatto.
Perché Confermare tutti gli appuntamenti non è disponibile?
Ogni ordine selezionato deve avere un appuntamento realizzabile nello stesso luogo e il confronto deve essere completo. Verifichi requisiti, competenze, fasce orarie e informazioni di viaggio mancanti. Può cambiare selezione e riprovare; lo strumento non prenota silenziosamente solo una parte degli ordini.
Perché l’ordine selezionato non compare nella ricerca attuale?
La selezione viene mantenuta cambiando pagina o ricerca. Controlli gli ordini selezionati sopra i risultati e usi Rimuovere se necessario. Prima della conferma, il server ricontrolla ordine, permessi e dati dell’appuntamento.