Technici en facturatiemedewerkers met de vereiste rechten
Werkelijke inzet en servicefacturatie
Uitgevoerd werk controleren voordat het naar een ERP wordt overgedragen.
Zo gaat u te werk
- Registreer de werkelijk gebruikte arbeid en onderdelen bij het juiste rapport. Kies waar van toepassing de goedgekeurde servicepost en vul de werkelijke hoeveelheid in.
- Controleer afwijkingen van de offerte. Niet-goedgekeurd meerwerk en overschrijdingen van hoeveelheden moeten worden beoordeeld vóór de overdracht voor facturatie.
- Controleer of alles gereed is voor facturatie, waaronder klantinkoopordernummer, naam van de technicus, omschrijving, servicerapportnummer, serienummer van het apparaat en model.
- Dien het gereedstaande rapport in via de toegestane overdrachtsactie. Bewaar de indieningsreferentie en controleer de status; stuur na een timeout geen tweede, losstaande indiening.
- Controleer materiaal- en factuurbevestigingen afzonderlijk. Een wachtend of onduidelijk ERP-antwoord bewijst niet dat er niets is verwerkt.
- Open het rapport en klap Geregistreerde tijd en materiaal controleren uit. Controleer de uren of netto verbruikte stuks na retouren, kies waar nodig de goedgekeurde offerteregel, voer de reden voor controle in en bevestig bron, hoeveelheid en toewijzing. Voeg de gecontroleerde regel toe; dit wijzigt geen voorraad en maakt geen factuur.
Voordat u verdergaat
Kosten voor het softwareabonnement staan los van de servicefacturatie van uw bedrijf.
Een demonstratie in de lokale simulator activeert geen echte SAP-boekingen. Een live-integratie vereist een goedgekeurde, geconfigureerde adapter.
Reeds gecontroleerde bronnen kunnen niet tweemaal worden toegevoegd, ook niet als materiaal aan een ander rapport is toegewezen. Als tijd of retouren veranderen, vernieuw dan en controleer de gewijzigde bron om de bestaande regel bij te werken voordat u het rapport voorbereidt of indient. Een volledige retour annuleert de gekoppelde verbruiksregel; de controlehistorie blijft bewaard.
Vragen en probleemoplossing
De bevestiging staat nog open: opnieuw versturen?
Niet blind opnieuw proberen. Het externe systeem kan de aanvraag al hebben geboekt. Een integratiebeheerder moet de bestaande referentie via de ondersteunde herstelprocedure afstemmen.
Materiaal bevestigd, maar factuur mislukt?
Behoud de materiaalbevestiging. Herstel de factuur via de ondersteunde actie voor opnieuw proberen of afstemming, zonder beide documenten opnieuw te boeken.